律师事务所管理、信息化、法律相关文章
从企业管理的角度看律师事务所管理

在这21世纪电子信息化时代,律师事务所同其他行业一样,其复杂性和竞争性都在持续的增加,社会各届对于法律服务的需求也日趋增加,对于律师事务所的专业化程度和团队协作精神的要求也日渐提高。要想同市场经济的机制一样进一步与国际接轨,中国的律师事务所就也面临着如何改革、如何发展,如何组建规模律所,如何达到服务专业化分工,如何创立品牌服务等重要问题。只有顺应时代的发展,适应现代的竞争环境和及时改变旧的管理理念,树立品牌服务意识,建立品牌服务制度,产生品牌服务效应,这样才能从根本上解决部分问题,才能使事务所在竞争中立于不败之地。
律师事务所,从本质上说应该是属于服务性组织。但是同样也作为律师谋生的手段,其实也可以说是另外一种形式的生意。这就要求律师对自己的工作和业务范围有一个清晰的定义。假如律师所做的工作仅仅只是您头脑中所认为的好想法,但实际上却不能为个人或者律所带来任何的收支效益,那只能称之为个人爱好而不是生意。
很多律师每天都花去大量的时间在传统的工作模式上,而现在律师事务所可以通过信息化建设,帮助律师从繁重的传统模式中解脱出来,应用电子信息技术进行规范化管理,提高办案效率和质量,将客户管理、案件管理和账务管理三者实行关联一体化操作,从整体上实现了资源的优化与共享,有利于树立律师事务所高效、专业的新形象。利用一个实用、便捷、高效的网络化信息管理平台,提高工作效益、自身服务质量和服务水准,虽然会花费一定的时间,暂时减少了每天业务接洽的数量,但这是在为将来投资,对以后带来的帮助是非常巨大的。
律所要想紧跟时代的发展,站在时代的最前沿,就必须改变以往的思维模式,合理的运用管理学、经济学、营销学等原理,引进一系列的企业经营观念和经营机制,如效益机制、市场营销、形象策划、创新机制、树立品牌等,用企业的管理方法来指导和管理律师事务所的运作。电子化管理模式能提升事务所的档次和客户的信任度,能为客户提供快捷周全的法律服务,能提高信息的利用程度,做到信息共享、资源共享。目前律师办案,基本上是各自忙各自手头的案子,谁也不知道谁在忙什么。而电子信息在实现无纸化办公的同时,又为我们提供了一条便捷的信息资源共享的平台。关于一些疑难法律问题的研究成果可以共享、律师的办案心得可以彼此交流、客户关系渠道也能达到互通。
律师事务所是知识型的企业,任何企业都需要一个对外展示自身的窗口,这是现代社会市场竞争的重要手段。现代社会,“品牌”的价值越来越受到人们的重视。在网络信息时代,为律师事务所开展市场与品牌形象的营销创造了有利机会,借助于网络信息传递的作用,律师及律师事务所可以有效传播服务理念与核心竞争优势,突破了传统的地域服务观念限制,为法律服务拓展了更为广泛与自由的空间,更便于从社会获取潜在服务信息,加强与同行之间的交流与合作。但在目前,大部分的律师事务所对品牌服务的重视程度还远远不够,律师事务所没有树立品牌服务意识的原因有很多方面,既有管理体制的问题,也有律师自身的问题。要实施品牌计划,律所内部人员素质的提高以及人才的利用是基础。这不仅是对执业律师,对聘用的律师助理、接待人员,文员等均要考核其综合素质,从而慢慢树立律师和律所良好的社会口碑。
然而,仅仅内部人员的综合素质提高了是不够的,还必须制定完善的内部管理体制,内部管理制度包括事务所的收案结案制度、案件统一管理,资源共享、收费制度、财务管理制度、内部人员管理、帐户权限、客户对案件质量的意见等。其次,要建立律师事务所品牌就必须制订实施品牌的计划,实施品牌计划中走专业化道路,提供专业化法律服务是创立事务所品牌的一条捷径,有些律所大包大揽什么都做的话可能什么都做不好,但如果集中做,通过电子信息办案管理系统中的案例统计分析,律师事务所业务方向更加明确,就集中在这些领域打出自己的品牌。

“猎犬”律师办案管理软件智能的权限管理和人事管理,还有各种案件报表、账务报表


同时,事务所文化的外部建设作为品牌建设的一部分也越来越得到重视。在确定了事务所的核心价值和文化后,设计一个含义深刻并具视觉冲击力的事务所标志,在此基础上对律所的简介、宣传资料在网上进行统一的设计,以现代企业的管理方式对事务所进行所整体包装与宣传。由此可见,走专业化道路与建立全方位律所文化体系是实施品牌计划的二个关键问题。律师事务所品牌的建立不是一朝一夕就可以实现的,它需要一个过程。因此,制定实施品牌的计划,就必须坚持按计划实施,最后创立出属于自己律所的一个品牌。
律师的业务核心就是客户,律师的核心竞争力就是质量和信誉,只有更高质量的服务才能保持老客户、开发新客户。随着律师业同业竞争的加剧,社会与客户对律师的要求与期望值也越来越高,律师在职业过程中的偶尔失误,都可能会带来客户的不满和投诉。而采用电子信息管理系统办案的律师,其中的日志功能会将律师近期的工作安排呈现出来供律师进行回顾,让客户随时的了解案件的进展,从而帮助律师在每天繁多的工作中尽可能的避免对案件的小细节遗忘或者疏漏,而带来不必要的麻烦,同时也能起到律所上层管理人员对律师工作的了解和监督作用。这对于律师树立自己的信誉和社会形象是非常有必要的?突涫稻褪且豢楣以诼墒ι砩献詈玫墓愀媾,而良好的信誉是靠每个律师在职业过程中通过具体的业务环节而产生的。因此,这就要求律师在接案办案的过程中对客户负责。从客户管理角度来看,律师事务所需要通过有效、科学的客户关系管理,在维护原有的老客户的基础上,不断的增加新的客户,从中挖掘更多的业务机会。同时,也可以考虑利用现有的客户资源,为客户之间的合作创作机会,从而为自身也拓展了业务机会。律师通过网络对客户进行业务咨询与受理,已成为一种发展趋势。通过电子信息管理系统,及时跟踪现有的客户信息,定期对客户进行回访,了解他们的意见或建议,解决可能存在的从业律师个人业务能力、职业道德与纪律等问题,从而及时采取措施,避免客户资源的流失以及对律师事务所声誉的损害。对于客户的投诉和意见,律师必须积极的处理。
通常情况下,律师的服务是比较分散独立的,律师之间缺少知识资源的交流与分享,更缺少团队合作精神,这不利于律师和律所的发展。因此,整合资源,提高效率,使律师事务所成为一个集体,而不是个体户的集合,是律师事务所发展的必然要求。对于律师事务所来说,律师的客户以及办案的经验永远是最宝贵的资源,这些资源往往会因为律师离开事务所而损失,律师软件需要能够把律师的客户以及办案经验保存下来,把律师的资源真正变成事务所的宝贵财富。如果仅依靠人为手工记录,不但当事人和案件信息记录格式简单,无法形成有用的资料积累,难以有效统计律师事务所以及律师个人每年的业务量,从而判断专业方向与定位。如果律所负责管理案件档案的人员离职,对以往案件信息的整理将会给律所带来极大的不便。利用电子信息办案管理系统就实现了律师进行电子化的收案登记、立案审批、办案过程控制、结案审批及归档,统一存储案件基本资料,避免了资料流失和误差。同时,系统可以根据收案、结案和涉外案件进行分类,也可以根据案件名称、受理律师、受理时间段等特定内容专项统计进行归档,这些档案还都将直接在相对的客户名下建档,方便于以后进行检索。电子信息管理系统还能专门设置一个文档将律师在办案过程会用到一些合同范本、问卷表格、案件文件清单等按照法别和案件类型进行细致分类存档,作为网络公共资源库,让律师和其他工作人员随时查询法规、调阅案卷、使用文书范本等,供需要时随时调用,也大大减少了律师需要自己起草常用的格式合同及法律文书而造成格式不统一,对外形象杂乱,并存在因合同等不规范带来的潜在风险。
律师在接案时,对案件可行性的评估是非常必要的。电子管理系统中设置的案件冲突检索功能能帮助律师按照客户类型、名称、职业、相关文件等要素在系统的真个资料库中进行全面的利益冲突检索,高速降低了律师的职业风险。在办案过程中,案件的保密性同样是非常重要的。如果律师的同事、文员、助理在无意中揭露一些案件的重要信息,对律师办案是相当不利的,而系统的权限设置在这里就省去了律师花大量的时间去培训自己的职员如何对案件信息进行保密,专职律师之间的客户和案件资料相互独立,除非合作办案或者指定共享的人,否则其他人看不到律师个人的客户和案件,有效的;ち怂接凶柿闲孤,对案件信息的保密性增加了又一层安全可靠性,可以针对律师不同的职位设置不同的权限,针对不同个案通过系统进行协同办公和合作办案,律师与助理、律师与律师之间即使不在同一环境下,也能够让协作人员随时了解他人的办案意图和工作进展情况,并进行在线沟通,大家各司其职,最高效益的配合律师处理案件。
律师事务所朝着信息化建设已经成为时代发展的必然趋势,也是信息化时代企业管理中的重要组成部分。律师事务所需要明确自身在管理中的优势与劣势,建设出自身的专业网站,强化自己的专业特色,创造自己的专业品牌,逐步推进律师事务所的信息化建设与发展。

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